Об электронной почте

Сначала о безопасности:

1. Электронная почта передаётся в незашифрованном виде, её легко перехватить третьим лицам. Никогда не передавайте важную информацию через почту в открытом виде, без дополнительного шифрования.
2. Весь почтовый ящик записывается и хранится.
3. Публичные почтовые сервисы хранят IP-адреса, с которых вы подключаетесь к почте, эти данные легко доступны и выдают ваше местоположение.
4. Бесплатные почтовые сервисы слабо защищены против автоматического перебора пароля- это позволяет быстро взломать почтовый ящик, если он защищён слабым паролем.
5. Самая распространённая хакерская атака – рассылка писем с вредоносным элементом: одно неосторожное нажатие клавиши может привести к захвату вашего компьютера.
6. Внимательно проверяйте адрес отправителя, часто мошенники используют мимикрирующие адреса.
7. Никогда не отправляйте корпоративную информацию с личного почтового ящика.
8. При завершении работы с почтой всегда выходите из аккаунта.

А теперь о «научной организации труда»:

Для большинства из нас электронная почта – настоящий убийца времени, при этом многие так еще и не поняли, что чем чаще мы по привычке используем ее, тем сложнее ее контролировать. В этой статье David Finkel, расскажет как повысить личную эффективность, взяв под контроль использование почты.

Как вы думаете, что больше всего губит продуктивность на корню? За последние 24 месяца я задал этот вопрос тысячам бизнесменов, и в одном случае из трех это была электронная почта.

Перед вами 12 «лайфхаков», которые помогут повысить личную эффективность, взяв под контроль использование почты.

1. Электронная почта вызывает зависимость, поэтому избегайте первого порыва проверить ее. Как только вы решитесь на беглый просмотр – считайте, что шагнули в пропасть. Сто процентов, что вы потратите больше времени, чем ожидалось, потому что обязательно решите ответить на письма.

Лучший способ избежать этого – отказаться от проверки входящих писем в определенные периоды времени.

Поняв, что каждое открывание «входящих», — трата большего количества времени, чем запланировано, используйте следующий способ: во время основной работы держите открытыми пару окон для написания e-mail — в этом случае вам вообще не нужно будет входить в программу.

Также следуйте советам, расположенным ниже.

2. Установите четкие рамки и придерживайтесь их. Чтобы улучшить продуктивность, планируйте день так, чтобы не было слишком больших перерывов, во время которых вы будете бездумно открывать и закрывать электронную почту. Открыв ее один раз, вы обязательно сделаете это еще раз двадцать. Может быть, будет лучше занять это время какой-нибудь полезной работой, а для проверки электронной почты оставить определенное время?

Например, я не открываю электронную почту каждый вторник, четверг и пятницу до 11 часов, это дает мне 2-3 часа дополнительного времени и позволяет, в свою очередь, больше успеть.

Какие дни и какое время вы сделаете свободными от просмотра почты? Обозначьте это в своем органайзере как обязательное мероприятие. Расскажите своей команде, что вы делаете, и почему, заразите их своим примером, чтобы увеличить продуктивность компании.

Я настоятельно рекомендую выбрать для этого первую половину дня, когда вы только пришли в офис. Обращаясь к опыту наших клиентов, я могу сказать, что если вы проверите почту сразу же, то появится масса неотложных дел, которые вполне могли бы подождать 2-3 часа, если бы вы не знали о них.

3. Нужно понимать, что каждый раз, решая быстро просмотреть почту, перерыв радикальным образом уменьшает вашу концентрацию и отвлекает от той работы, которой вы занимались.

«Но это займет у меня только минуту – быстренько просмотреть почту», — именно так считают многие. Согласен, но очень велик шанс, что всегда найдутся 2-3 чрезвычайно актуальных письма, требующих обязательного просмотра, а это значит, что потребуется больше времени, чтобы вернуться к прежнему состоянию. Я скажу больше — чем быстрее вы отвечаете на письма, тем быстрее вы снова открываете почту, а это создает порочный круг.

4. Используйте свой персонал (например, личного помощника) для проверки почты. Одно из самых популярных оправданий у деловых людей звучит следующим образом: «А что, если у моего ключевого клиента, продавца или сотрудника будет проблема, им понадобится моя помощь, и это будет неотложное дело?»

Давайте вернемся к реальности. В среднем, каждый занятой человек проверяет почту 20 раз в день. Как много из этих 20 раз случается критическая ситуация, требующая вашего немедленного вмешательства?

Вы можете защитить свое время и время компании, поручив персоналу просматривать вашу почту (в определенное время дня и недели), что даст вам огромное преимущество во времени и поможет лучше концентрироваться. Если действительно возникнет необходимость обратиться к вам, они обязательно дадут знать, постучав в дверь или написав СМС.

5. Отключите функцию автополучения (или перенастройте ее частоту получения писем). Совсем необязательно получать мгновенное уведомление о полученном сообщении. Также отмените сигналы получения почты (аудио и визуальные). Оповещатели почты только провоцируют навязчивое поведение, которое убивает производительность.

Один клиент, прошедший у нас тренинг, поделился опытом, что один этот пункт позволил ему повысить его среднегодовой доход до 100 000 $ в год.

6. Чтобы получать меньше почты, отправляйте меньше сообщений. Это закономерно.

7. Откладывайте отправку ответа. Чем быстрее вы ответите, тем быстрее, вероятно, вам придет еще одно письмо. Каждый e-mail забирает ваше время, ведь нужно подумать, а также совершить определенные действия – перенести, удалить или ответить.

Вы можете подождать час, день или неделю перед тем, как выслать ответ. Используйте также функцию «отложенное отправление» в вашей почтовой программе, она позволяет ответить сразу же, но отложить сам процесс отправки.

8. Если из-за слишком туманного понимания проблемы вы втянуты в разочаровывающий разговор по e-mail, постоянно то получая, то отсылая письма, просто поднимите трубку телефона или начните разговор с этим человеком. Электронная почта не позволит вам уловить всех нюансов разговора, она никогда не заменит полноценную беседу.

Если вы считаете, что тема достаточно щекотливая, и получатель письма может быть расстроен или обижен вашим письмом, просто не посылайте его. Лучше поговорите.

Одна из ведущих функций, которую вам, как лидеру компании, необходимо взять на себя – это отказ от фактора «СНС» – страх, неуверенность и сомнения. Поэтому беседуйте с людьми, а не отсылайте им вместо этого письма.

9. Если сообщение получилось объемным и длинным, укажите ключевую информацию в самом начале письма. Дайте возможность получателю сразу понять, о чем идет речь.

Также, если письмо охватывает несколько тем, нумеруйте их, чтобы получателю было проще отвечать вам.

10. Не используйте электронную почту для раздачи заданий команде или решения собственных. Обратитесь вместо этого к проектному списку, таблице или любому инструменту управления проектами. E-mail – плохой способ хранить список текущих дел. То, что приходит сегодня, стирается тем, что приходит сегодня, но позже (или завтра).

Существуют простые, достаточно доступные по цене инструменты управления проектами, функционирующие онлайн и на мобильных устройствах, они помогут составить списки по пунктам, разбить их на категории и расставить приоритеты, а затем поделиться деталями, о которых необходимо знать команде. Это выгодный инструмент для решения задач и предотвращения разного рода затруднительных ситуаций.

11. Обозначьте пять людей, которые получают от вас письма чаще всего. Для этого просто рассортируйте исходящие письма и проанализируйте, кто является наиболее частым получателем. Наиболее вероятно, это будут члены внутренней команды.

Узнайте, предпочитают ли они длинные или ёмкие письма (т.е. одно письмо только на определенную тему или сгруппированное письмо, содержащее больше пунктов).

Выясните их свободное от почты время. Хотят ли они, чтобы их адрес был в списках скрытых копий?

Какие три фактора им нравятся больше всего в вашем общении по электронной почте? А какую информацию они бы предпочли узнать другим способом?

Поделитесь и вы собственными предпочтениями.

12. Используйте яркие темы для сообщений, чтобы оптимизировать время, которое уходит у команды на поиск и обработку почты.

Больше никакого пустого места в строчке темы, никаких «привет». Вместо этого вы и ваша команда должны сделать тему письма ясной, чем-то вроде краткого описания. Это поможет вам позже при просмотре почты, когда нужно будет найти какое-то определенное письмо.

Если вы адресуете кому-то письмо, не ленитесь повторить тему и просите, чтобы команда делала это также для вас.

Поручите подчиненным поступать таким же образом.